Google Appsメモ

気をつけよう！共有設定について

2012-01-05T10:41:00.005+09:00

Google Appsには「オーナー」、「共同編集者」、「閲覧者」の３種類の権限を与え共有することができます。

「オーナー」・・・なんでもできる

「共同編集者」・・・削除以外なんでもできる

「閲覧者」・・・閲覧のみ

気をつけないといけないのが「共同編集者」です。

「共同編集者」はドキュメントやサイトの”共有設定”を行えてしまうのです。

自分がオーナーのドキュメントやサイトを、共同編集者の手により

勝手に意図しない相手に共有されてしまう可能性をはらんでいます。

極力「閲覧者」で共有することをオススメします。

アカウント設定の名前と違う名前でメールを送る

2011-11-22T13:55:00.009+09:00

通常Gmailでメールを送る場合、

アカウントに設定されている名前が送信者として表示される。

他の表示名としたい場合は、以下の設定を変更すると可能である。

Gmail画面右上の歯車マークをクリックしてメール設定画面を表示する。①

アカウントタブをクリックし、アカウント設定画面を表示する。②

アカウントの右にある「情報の編集」のリンクをクリックする。③

③の「情報の編集」のリンクをクリックすると以下のウィンドゥが開く。

「名前」のラジオボタンが初期値では上段のアカウントで設定されている名前に設定

されている。

下段のラジオボタンを選択し、任意の名前をラジオボタンの右の枠内に入力する。④

「変更を保存」ボタンをクリックで変更が保存される。

保存後はこのアカウントからのメール送信者の名前は以下の新規メール作成時の

通り、変更後の名前が表示される。

Googleサイトで別ドメインの人へサイトを共有する

2011-11-07T13:40:00.003+09:00

先日、社内からサイト共有について問合せを受けました。
「別ドメインの人にはサイトを共有できないのですか？」

Googleサイトは別ドメインの人へサイトを共有することができます。
しかし、ちょっと分かりづらい部分があります。

サイトの管理人は、共有した相手にメールでURL等を通知することができます。
その通知されたURLをクリックすると下記のようなログイン画面が表示されます。

しかし、ログイン画面のユーザー名には既に「＠ドメイン」部分がセットされている状態。
これでは同じドメインのユーザーしかログインできない。共有は無理なのでは？？

いやいや出来ます。
ログイン部分のちょっと下に「別のアカウントでログイン」とあります。
こちらをクリックしご自分のメールアドレスを入力してください。

RFCに準拠していないアドレスへのメーラーからのメール送信（IMAP）

2011-11-02T10:40:00.015+09:00

社内ではブラウザを推奨としているが、GmailとメーラーにIMAPの設定をし、

使い慣れたメーラーを利用している人間は多数である。

私はOutlook Express 6を使用しているが、Outlook、Thunderbird、手裏剣など様々だ。

RFCに準拠していないメールアドレスにメーラーよりメール送信する際に、

メーラーにより動作に違いがあることが分かった。

※RFCに準拠していないアドレスとは、アカウント内にピリオドが連続していたり、

　＠直前がピリオドがあるアドレスのこと。今回、事象発見となったアドレスは、

　xxxxxxxx_..._xxxx@docomo.ne.jp（ｘ部分実アドレスと変えてます）です。

docomoのHPではピリオドが続くアドレスは設定できないとありますが、

現実に存在しているし・・・。制限される前のアドレスなんでしょうか？

http://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/measure/change_add/

私が使用している、Outlook Express 6では何の問題もなく送受信できる。

ところがOutlook 2010では、送信はできたように見える（エラーは返って来ない）が

ブラウザGmail画面の送信済みメールには存在せず、

送ったアドレスにメールは届かない。

調査した結果、RFCに準拠していないアドレスにメール送る場合は、

アカウントをダブルコーテーションで囲むと送れる場合があるようである。

http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1421593859

早速、"xxxxxxxx_..._xxxx"@docomo.ne.jpとして送ったところ正常に送信できた。

ブラウザGmail画面の送信済みメールにも存在する。

Outlook 2010の送信済みアイテム内にはダブルコーテーション有り・無しどちらもある

ブラウザGmail画面の送信済みメールにはダブルコーテーション無しのメールは無い

これで解決と思いきやOutlook 2003では、

ダブルコーテーションで囲む、囲まないどちらもエラーが返ってくることが判明した。

こちらに関してはエラーが返ってくる為、

送信されなかったことが把握できるのがせめてもの救いかと思うが・・。

ブラウザのGmailからであればダブルコーテーションでアカウント囲まずに

メールは送信できるので、そのように対応することで収束した。

以下のMicrosoftのHPでは2010でもエラーが返ってくるとありますが、

実際にはエラーは返って来ませんでした。

（ダブルコーテーションで囲むワザについては触れていません）

http://support.microsoft.com/kb/940620/ja

メール送信相手がRFCに準拠していないメールアドレスかどうかなんて

通常は意識はしていません。

エラーが返ってくればまだ気付けますが、そうではないこともあるようです。

メーラー、更にはバージョンにより動作が違うので、メーラーからの

RFCに準拠していないアドレス宛へのメール送信は要注意です！！

（長文になってしまいました。スミマセン）

グループのメール活用

2011-11-01T13:54:00.006+09:00

Google Appsでは、グループを作成できそのグループにユーザーを登録することができます。

そして、グループには必ずメールアドレスが割り当てられます。

グループのメールにGmailのメールボックスは持てませんが、

グループ宛のメールは登録ユーザーにメールが転送されます。

※転送専用アドレスとしての使用が可能です

ドキュメント共有時の同時編集

2011-10-28T15:41:00.010+09:00

ドキュメントを共有することでオーナーである自分以外に

閲覧や編集をしてもらうことができる。

編集権限の共有をした場合は、

共有している複数の人間で編集が「同時に」可能となる。

同時にドキュメントを開いた場合は画面右上に

自分以外に閲覧している人間の人数が表示される。

また、リアルタイムでそれぞれの編集がドキュメントに反映・表示される。

各編集者がどこを編集しているかも、

例えばスプレッドシートであればセルの罫線枠がそれぞれ別の色で

表示され一目瞭然である。

また、私自身が同時に編集していた際に、共有編集中のドキュメント上で

チャットのように会話しながら編集をした。

一つのドキュメントを同時に編集しているのだから、

何かしらやりとりが必要な場合も多く、

そんな場合に敢えてメールやチャットで連絡取り合わずに済むので

有効かもしれない。

もちろん最終的には会話した文章は消して保存をお願いします。

ニックネームで複数のアドレスを持てる

2011-10-28T12:01:00.005+09:00

Google Appsを導入にすると、定額でメールアドレスを無制限に作れないので・・・

今のレンタルサーバーより逆に費用が掛かってしまうのでは？

「１アカウント＝１メールアドレス」　だと思っていませんか？

Google Appsで定額でメールアドレスを無制限には作れませんが、

ニックネームを使うと３０個までメールアドレス（ニックネーム）を持つことができます。

「１アカウント＝３１メールアドレス（アカウント１＋ニックネーム３０）」

注）メールアドレスを別で３０個持てますが、メールボックスは１つです。

こちらは、Google Appsの管理画面になります。（ユーザー情報）

ドキュメントのテンプレート送信不可（Google Apps Standard Edition 無償版）

2011-10-26T10:14:00.008+09:00

Google Apps Standard Edition（無償版）導入にあたり機能の検証をする中で、

ドキュメントのテンプレートを作成する機能が見当たらなかった。

「テンプレート送信」というメニューがあり、テンプレートとして公開できるはずなのに・・・。

ヘルプフォーラムで質問もしたが、ヘルプに書いてある方法でできると回答をいただく。

全く分からず困りきっていたところ、導入チームメンバの方より「分かった！」と連絡が。

https://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=ja&answer=148818&topic=1361440

個人のアカウントかGoogle Apps Premier Edition と Education Editionでないと

使えない機能で、Standard Editionでは利用できないことが判明しました。

個人アカウントではできるのに・・？

釈然としないところもありますが、「できない」ということが分かりすっきりしました。

Google ドキュメントのアップロード容量

2011-10-25T10:55:00.004+09:00

Googleドキュメントの容量は、１ユーザごとに標準（無料）で１GBです。

”1,024 MB 中 4MB（0%）を使用中”

※Googleドキュメントは、サイボウズのファイル管理とは全く思想が違います。

　ファイルを共有するにしても、共通の場所にファイル置いて皆で共有するのではなく、

　ユーザが所有する（紐付いている）ファイルを他ユーザも見れるようにするという感覚です。

　また、ファイルを整理する場合も「フォルダ」ではなく「ラベル」です。

　Gmailをお使いの方はお分かりだと思いますが・・・。

　最初なれるまで苦労しました。

更に詳しくはこちらを

Google ドキュメントのサイズの制限

https://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=37603

Google Apps　有償版と無償版の違い

2011-10-18T17:41:00.001+09:00

・メール広告無し
・サポートあり（無償版はなし）
・99.9% 稼働保証（無償版はなし）
・ユーザ数無制限（無償版は50まで）
・25GB大容量メール環境（無償版は7GB)
・カレンダーでのリソース管理機能（＝会議室やプロジェクタなど）（無償版はなし）
・一人あたり3GB"社内Youtube"機能（無償版はなし）
・管理APIが利用可能（無償版はなし）
・モバイル端末のアクセス管理（＝ワイプ等）（無償版はなし）
・SSO APIが利用可能で3rdパーティソリューションで機能拡張可能（無償版はなし）

メールソフトの設定とメールデータ移行

2011-10-18T17:33:00.000+09:00

１．メールソフトの設定

＜種別＞　　＜ホスト名＞　　　　　　＜ポート番号＞　
IMAP　　　　imap.googlemail.com　　　993
SMTP　　　 smtp.googlemail.com　　　465
POP　　　　 pop.googlemail.com　　　 995

IMAPの設定について
https://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=ja&topic=1668961&from=12806&rd=1

POPの設定について
https://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=ja&topic=1668962&from=12805&rd=1

２．メールデータ移行
自分のＰＣにメールをため込んでいる方はたくさんいると思います。
そのメールをGmailに移したい場合は、ThunderBirdや、Outlook（比較的新しい）など、
IMAPが使用できるメーラーを使用している場合、楽に移動することができます。

１．メーラーにIMAPでGmailのアカウント(@xxxx.jp）を追加する。
２．ため込んでいたメールをGmailのアカウントの受信トレイにコピーする。

これだけでGmailのサーバーにメールが取り込まれています。
受信時間もそのままコピーされます。
※大量にメールをコピーした場合、相当時間がかかることが予想されます。
※一部、受信時間がコピー時間になってしまうメーラーもあるようです。

★ポイント！
IMAPを使えないようなメーラーを使用している人は、
一度、ThunderBirdに移行してから、Gmailにメールをコピーするようにしてみましょう。

＜注意！＞

Gmailは、exe,bat,cmd等の実行形式の拡張子を添付ファイルとして、
受信することもできないし、送信することもできません。
zipで圧縮しても、送受信できません。
どうしても、送受信したい場合はlzhで圧縮しましょう。
そうすると、送受信可能になります。

Googleカレンダーをカスタマイズ

2011-04-28T15:53:00.002+09:00

feedpath Gadgetサービスを利用すると、写真のようなサイボウズ風にできます。
しかも無料です！

http://groupware.feedpath.co.jp/gadget/

Google App Engine レンタルサーバー要らず

2011-04-01T14:00:00.000+09:00

Google Appsだけでは、独自のホームページ（ファイルをアップロードする）を持つことができない。

と　思っていたら・・・　Google App Engineを利用することで実現できる事が分かりました。

＜参考サイト　EC Studioさんに感謝＞
http://techblog.ecstudio.jp/tech-tips/freewebsite-with-google-app-engine.html

上記サイトを参考に、下記ホームーページを設置しました。

http://www.e-sqc1655.appspot.com/
※独自ドメインにすることも可能です。

東日本大震災

2011-03-26T17:40:00.000+09:00

3月11日午後2時46分過ぎ、会社で仕事をしていますと、揺れを感じ始めました。

いつもなら、すぐに収まる揺れが大きくなっていくのに驚き、“避難だ！”と皆で非常階段を駆け下りました。

その後報道される、時間の経過とともに大きくなっていく被害の状況に驚くばかりでした。

被災地の皆さんの辛さ悲しさは、如何ばかりかと思います。

阪神・淡路大震災から16年、いままた日本がこのような災害に見舞われるとは、、、

原発の問題や、計画停電も始まり、様々な影響は避けられそうにもありません。

でもこんな時こそ「困った時はお互い様」の気持ちを持たなければいけないなと思います。

この地震によってお亡くなりになられた方々に対して、心よりご冥福をお祈りし、ご遺族の皆様に対し、謹んでお悔やみを申し上げます。

また、被災地の皆様に対しお見舞い申し上げますとともに、1日も早い復興をお祈りいたします。

Google Apps Google サイト　独自ドメイン設定

2011-02-24T17:14:00.001+09:00

Google サイトを独自ドメインで運営できます。

http://sites.google.com/a/xxxx.jp　⇒　http://www.xxxx.jp

①サイト設定　の　「URL を変更」からサイトの URL を変更画面へ
テキストボックスに【www】と入力する。　http://www.xxxx.jp（カスタム）

②ドメインのホスティングサービス会社のドメイン管理ページにログインし、
下記設定を行ってください。

＜DNS設定＞

ホスト名　　　　　TYPE　　　　　VALUE　　　　　　　　　　　　
www.XXXX.jp　　　CNAME　　　ghs.google.com

※上記表現はお名前.COMの場合です。

※DNS設定の浸透には、結構時間がかかります。

Google Apps メールの配信設定 Mail Exchange (MX) レコードの変更

2011-02-24T15:21:00.000+09:00

メール－停止中

ダッシュボードの「メールを有効にする」からメールのDNSの設定情報が表示されます。

ドメインのホスティングサービス会社のドメイン管理ページにログインし、
下記設定を行ってください。Gmailが使えるようになります。

＜DNSの設定＞

ホスト名　　 TYPE　　　　　VALUE　　　　　　　　　　　　　　　　　優先
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ASPMX.L.GOOGLE.COM.     　　　　10
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.      20
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.      20
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.     　30
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.     　30
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM.     　30
XXXX.jp　　　MX　　　　　　ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM.     　30

※上記表現はお名前.COMの場合です。

Google Apps CNAMEレコードを変更して、XXX.jpのオーナーであることを確認してください。

2011-02-24T14:27:00.000+09:00

ドキュメント－停止中
カレンダー－停止中
サイト－停止中

Google Apps を使用するにはドメイン所有権の確認が必要です。

ダッシュボードの「XXXXを有効にする」からDNSの設定情報が表示されます。
ご利用ドメインのホスティングサービス会社のドメイン管理ページにログインし、
下記設定を行ってください。
そして、DNSの設定が完了すると、Google Apps の各サービスが使用できるようになります。
※Gmailの使用は、また別のDNS設定が必要となります。

＜DNSの設定＞

ホスト名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　TYPE　　　　　VALUE
「Googleから指定される固有の文字列」.XXXX.jp　　CNAME　　　　google.com

※上記表現はお名前.COMの場合です。

Google Appsの［組織とユーザー］に『現在、リクエストを処理できません。しばらくしてからもう一度試してください。』というメッセージが表示されてしまう現象

2011-02-16T14:28:00.000+09:00

Google Appsに、管理者アカウントでログイン。
↓
Google Apps ダッシュボードが表示される（ここまでは問題なし）。
↓
［組織とユーザー］リンクをクリック。
↓
と、『現在、リクエストを処理できません。しばらくしてからもう一度試してください。』というメッセージが表示されてしまう・・・。
↓
［グループ］リンクをクリック。
↓
Google アカウントの『本人確認を行う』画面に遷移し、携帯電話番号などの入力を促される。
↓
仕方が無いので、各情報を入力後［携帯電話に確認コードを送信］ボタンをクリック。
↓
画面に“コードを入力してください”というご指示が・・・。

えっ？このまま待機するのでしょうか？

・・・実は、事前に上司から“入力を促す画面を閉じてしまうと、再度開けないよ”とは聞いてはいたので、他の業務の関係でブラウザを閉じたかったのですが仕方がないのでブラウザの他のタブで仕事をすることにしました。

メールでコード入力画面のURLが届く訳ではないのですね。
待つこと約1時間。
電話が掛かってこないので、“コードを入力してください”画面の［再送信］リンクをクリック。
すると、『無効です』というメッセージが！！（ー＿ー；）

そう来ましたか。

もう一度頭からおんなじ操作をして［携帯電話に確認コードを送信］ボタンをクリック。
すると今度は、直後に非通知で自動音声電話が掛かってきました。
メモったコードを入力したら、無事、組織とユーザー画面のエラーメッセージも消えて、グループ画面が表示されるようになりました。
でも、こうなった原因が不明なので、またいつ同じ目に会うか判りません。

ブラウザの設定が影響しているのかなー

Google Apps 試用開始

2011-02-16T14:26:00.000+09:00

社内業務の効率化を目指して使用ツールの候補としてGoogle Appsを試しに使ってみることに。

すでに Google ドキュメントのフォルダ共有で苦戦。

環境構築完了までにもまだいろいろ苦労しそうな感じです。

このブログにはまった時の解決方法や調べた知識を載せていこうと思います。

たまに全く関係ないことも書くかもしれませんがそのときは軽く流して頂ければありがたいです。

株式会社シーケンス Google Apps 管理者です

2011-02-16T14:24:00.000+09:00

テスト投稿です